Datenschutzkonformes Arbeiten mit TeamProQ

Datenschutzkonformes Arbeiten mit TeamProQ

Spätestens seit der alleinigen Gültigkeit der DSGVO werden an Sie zahlreiche Anforderungen zum datenschutzkonformen Arbeiten gestellt. Schnell verliert man den Überblick: was ist wichtig, was habe ich bereits getan, was ist noch notwendig. TeamProQ unterstützt Sie in vielen Bereichen, diesen Anforderungen gerecht zu werden. ­

 

­Informationspflicht beim Anlegen von Kontakten ­

­Beim Speichern von personenbezogenen Daten sind Sie unter Umständen dazu verpflichtet, den Betroffenen über die Speicherung zu informieren. Dies ist mit TeamProQ vollautomatisiert möglich.

In den Einstellungen des Moduls Kontakte können Sie festlegen, ob ein neuer Kontakt immer, nach nochmaliger Bestätigung oder nie über die Speicherung seiner Daten informiert werden soll. Wünschen Sie die Benachrichtigung an den Kontakt, so wird eine vorgangsbezogene, immer nachvollziehbare E-Mail verschickt, in welcher der Kontakt informiert wird, welche Daten von ihm gespeichert wurden. ­

 

­Löschen von Kontakten ­

Einer der Grundsätze der DSGVO ist das Recht auf Löschung. Dies haben wir nun noch einfacher gestaltet. Kontakte können nun immer gelöscht werden, auch wenn diese an anderen Aktionen wie Verträgen, E-Mails, Reservierungen, Mängeln, etc. referenziert werden. In einem übersichtlichen Popup erhalten Sie die Informationen, wo der Kontakt verwendet wird. So können Sie entscheiden, ob ein Erfordernis besteht, das gegen eine Löschung des Kontaktdatensatzes spricht. ­

 

Kontaktstatus „Gesperrt“

Gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung haben einen höheren Stellenwert als die Rechte der Betroffenen gemäß DSGVO. Möchten Sie verhindern, dass ein gespeicherter Kontakt E-Mails aus dem System bekommt, dann nutzen Sie unseren neuen Kontaktstatus „Gesperrt“. Kontakte in diesem Status können nicht als Empfänger einer E-Mail gewählt werden bzw. verhindert das System ein Absenden der E-Mail an den Kontakt.

Tipp: Dieser Kontaktstatus ist ebenfalls bestens geeignet, wenn ein Kontakt dem Erhalt von E-Mails widerspricht. Beim Löschen des Kontaktdatensatzes geht auch die Information verloren, dass der Kontakt nicht angeschrieben werden möchte. Wird also in der Folge ein neuer Datensatz zu diesem Kontakt angelegt, würde er wieder E-Mails erhalten. ­

 

Nutzungsbedingungen ­

All Ihre Eingaben in TeamProQ sind datenschutzkonform, Sie achten auf sämtliche Vorgaben und wahren die Rechte der Betroffenen? Doch wie können Sie sicher sein, dass auch die von Ihnen ins System eingeladenen Benutzer genauso gewissenhaft arbeiten?

Für diesen Fall bieten wir Ihnen nun die Möglichkeit, sämtliche Nutzer noch einmal auf die aktuellen Nutzungsbedingungen zu verpflichten. Bei der nächsten Anmeldung am System erhält der Benutzer die Aufforderung, die Nutzungsbedingungen zu bestätigen. Bestätigt er diese nicht, kann der Benutzer nicht im System weiterarbeiten.

In den Nutzungsbedingungen ist u.a. aufgeführt, welche Daten ins System eingebracht werden dürfen und welche nicht. Stellen Sie in der Administration ein, wer und wann die Nutzungsbedingungen bestätigen soll. Gleichzeitig erhalten die Nutzer auch die Datenschutzerklärung noch einmal zur Kenntnisnahme.

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Kerstin Hübner administrator