Digitalisierungsstrategie für die Zukunft

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Digitalisierungsstrategie für die Zukunft

Viele Prozesse, die heute noch manuell erledigt werden, sind in Zukunft automatisiert und standardisiert verfügbar. Auch wenn die Prozesse wie in der Immobilienbranche kleinteilig und vielfältig sind, wird die Digitalisierung hier nicht halt machen.

Digitale Gebäudeakte

Um die verschiedenen Zukunftsszenarien umsetzen zu können, bedarf es einer unternehmensübergreifenden Plattform, auf der alle Objektinformationen aus dem gesamten Immobilienlebenszyklus zusammenlaufen und jederzeit abrufbar sind. Zugriff auf diese Informationen erfolgt über die Vergabe von Zugriffsrechten je nach Bedarf.

Mit dem Objekt im Fokus, dem BIM-Modell als Grundlage werden alle Informationen zum Objekt gespeichert: angefangen von Flurkarten, Standortanalysen, Anträgen, Verträgen, Plänen, Angeboten und Beauftragungen, Kalkulationen und Controlling, Modellen, Reservierungen, Reportings, Urkunden, Kauf- und Mietverträge, Mangelanzeigen, Rechnungen, Sensordaten usw.

Diese Informationen laufen digitalisiert in eine Datenbank ein und stehen allen Projektbeteiligten über eine Plattform zur Nutzung zur Verfügung. Und nicht nur den Projektbeteiligten, sondern auch den digitalen Assistenten, die damit die Angestellten der Immobilienbranche unterstützen. Die Plattform bildet die Schnittstelle zwischen Gebäude, Mensch und Prozessen. Sie bündelt Informationen aus den dahinterliegenden Daten und stellt diese auf Abfrage bereit, in Echtzeit.

Diese „digitale Gebäudeakte“ ist das Abbild der realen Immobilie. Alle Daten stehen den gesamten Immobilienlebenszyklus zur Verfügung.

Aber nicht nur Arbeitsprozesse werden digitalisiert, sondern auch unsere Arbeitsweisen. Eine Veränderung, die im Alltag schon lange und fortwährend andauert. Im Alltag ist es für uns normal, schnell Informationen auf dem Smartphone abzurufen, zu chatten oder das Smart Home zu steuern, in der Arbeitswelt greifen wir noch nicht so oft auf diese „digitalen Assistenten“ zurück.

Dabei können sie uns Arbeit strukturieren und teilweise übernehmen. Angestellte gewinnen so mehr Freiräume, um sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus wird Arbeit flexibler, so das Angestellte Arbeitszeit und Arbeitsort den unternehmerischen aber auch den eigenen Bedürfnissen anpassen können.

Die Digitalisierung verändert auf direktem Weg Unternehmensstrukturen und Unternehmenskultur. Damit der digitale Wandel zum Erfolgt wird, bedarf es einer unternehmerischen Strategie und einer funktionierenden Kommunikation im Unternehmen selbst. Der Wandel muss vom Management nicht nur angewiesen und umgesetzt, sondern auch vorgelebt werden. Die aktive Einbindung der Mitarbeiter in diesen Prozess ist von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche Digitalisierung.

Das dabei nahezu alle Unternehmensbereiche diesem Wandel unterliegen, zeigt eine Studie der CBRE von 2017. Auf die Frage, welche Bereiche der Immobilienbranche am ehestem automatisiert werden können, sprach sich die Mehrheit der Befragten für Buchhaltung, Controlling und IT aus. Auch wenn Architektur, Marketing und Projektentwicklung auf den hinteren Plätzen rangieren, so wird doch auch in diesen Bereichen Automatisierungspotenzial vermutet.

CBRE „DIGITALE TRANSFORMATION UND INNOVATION IN DER DEUTSCHEN IMMOBILIENBRANCHE 2017

Welche Bereiche der Immobilienbranche können aus Sicht von Insidern am ehesten automatisiert werden?

  • Buchhaltung 72,1% 72,1%
  • Controlling 61,6% 61,6%
  • IT 51,1% 51,1%
  • Bewertung 42,1% 42,1%
  • Investment-Analyse 42,1% 42,1%
  • Research 39,5% 39,5%
  • Facility Management 39,0% 39,0%
  • Steuer 37,9% 37,9%
  • Financial Due Diligence 37,9% 37,9%
  • Portfoliomanagement 33,2% 33,2%
  • Makler 30,5% 30,5%
  • Statik 30,0% 30,0%
  • Kundenservice 28,9% 28,9%
  • Legal Due Diligence 20,0% 20,0%
  • Technische Due Diligence 20,0% 20,0%
  • Fondsmanagement 19,5% 19,5%
  • Transaktionsmanagement 14,7% 14,7%
  • Architektur 12,6% 12,6%
  • Umwelt Due Diligence 10,5% 10,5%
  • Marketing 7,9% 7,9%
  • Projektentwicklung 6,8% 6,8%
  • Weitere 3,2% 3,2%

Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie

Damit die digitale Transformation gelingt und alle Beschäftigten davon profitieren, spielt die Entwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie eine entscheidende Rolle. Nur so können Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung meistern.

Eine Digitalisierungsstrategie kann nur dann erfolgreich sein, wenn sie bereichsübergreifend erfolgt und zentral koordiniert wird. Wichtig ist dabei ebenfalls, alle Mitarbeiter im Unternehmen zu involvieren und die nötigen Freiräume zu schaffen, sich mit der Thematik auseinander zu setzen.

Am Anfang der Strategieentwicklung steht eine digitale Bestandsaufnahme. Darauf aufbauend muss definiert werden, welche Ziele mit der digitalen Strategie erreicht werden sollen. Als hilfreich erweist sich dabei das Aufstellen einer Roadmap, die einzelne Meilensteine definiert. Digitale Handlungsoptionen sind vielfältig. Sie reichen vom Einsatz digitaler Arbeitsmittel über digitalisierte Prozesse und Kundenansprachen bis hin zu völlig neuen Geschäftsfeldern.

Einige Veränderungen werden schnelle Erfolge erzielen, andere eher langfristige Auswirkungen haben, wiederum andere fundamental in die aktuelle Unternehmensorganisation und -kultur wirken. Beim Erstellen der digitalen Roadmap sollten diese Punkte beachtet und Ziele definiert werden, die erfolgversprechend und realistisch sind. Schnelle und spürbare Erfolge am Anfang des Prozesses sind hilfreich, um die Motivation hoch zu halten und gemeinsam nachhaltig an der Gesamtstrategie zu arbeiten.

Das Verfolgen einer digitalen Strategie erfordert ein hohes Maß an Flexibilität. Eine gute Digitalisierungsstrategie und die dazugehörige Roadmap schreiben nicht im Detail die einzelnen Schritte für die Zielerreichung fest. Vielmehr definieren sie einen Rahmen, in dem das Gesamtziel erreicht werden soll. Je weiter die einzelnen Teilziele in der Zukunft liegen, desto unspezifischer sind diese formuliert. Agile Managementmethoden bieten hier einen sehr guten und hilfreichen Ansatz.

Agile Methoden verfolgen den Ansatz, ein definiertes Gesamtziel in Teilziele zu untergliedern. Das Erreichen der Teilziele bringt bereits Vorteile, die sofort spürbar sind. Welche Schritte für die Erreichung des einzelnen Teilziels notwendig sind, wird erst vor der unmittelbaren Umsetzung des Teilziels festgelegt und am Bedarf und den Erfahrungen zu diesem Zeitpunkt ausgerichtet. Auf diese Weise bleibt der Gesamtprozess im Höchstmaß flexibel, baut auf Erfahrungen im Prozess auf und bringt enorme Geschwindigkeitsvorteile.

Eine digitale Strategie bildet die entscheidende Grundlage für Unternehmen, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern. Initiiert von der Unternehmensführung mobilisiert sie die gesamte Belegschaft für die Erreichung der digitalen Vision. Agile Methoden bilden die Grundlage für das notwendige Maß an Flexibilität und gleichzeitig die Möglichkeit für das schnelle und spürbare Erreichen von Teilzielen.

Checkliste zur Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie

Digitale Bestandsaufnahme

  • Welche Softwareprodukte werden bereits im Unternehmen eingesetzt?
  • Welche digitalen Wege in der Kundenansprache bestehen?
  • Welche Prozesse laufen automatisiert ab?
  • Wer ist verantwortlich für Digitalisierungsaufgaben?

Digitale Zieldefinition

  • Welches Hauptziel soll mit der Digitalisierung erreicht werden?
  • Welche Teilziele können herausgelöst werden?
  • Welche Handlungsoptionen gibt es?

Erarbeitung einer Roadmap „Digitalisierung“

  • Welche Maßnahmen sind notwendig, um die einzelnen Teilziele zu erreichen?
  • Festlegen von Meilensteinen
  • Wie können diese Maßnahmen sinnvoll umgesetzt werden?
  • Priorisierung festlegen

Umsetzung der Roadmap

  • Konkrete Maßnahmen umsetzen
  • Fokussierung auf das nächste Teilziel
  • Agile Anpassungen nach aktuellen Bedürfnissen
  • Gesamtziel im Auge behalten