Administration – Informationen für Administratoren

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Neuen Benutzer erstellen

Um neue Benutzer zu Ihrer TeamProQ-Arbeitsplattform einzuladen, gehen in das Modul Administration:

1. Klicken Sie auf den Plus-Button und wählen Sie „Neuer Benutzer“.

2. Geben Sie eine E-Mail-Adresse an sowie mindestens den Vor- und Nachnamen des Benutzers.

3. Legen Sie unter „Einladung per E-Mail“ fest, ob Sie die Standardeinladung verwenden möchten oder eine persönliche Einladung. Setzen Sie das entsprechende Häkchen und ergänzen Sie ggf. einen Text.

4. Legen Sie unter „Einstellungen“ fest, die Sprache der Arbeitsplattform sowie, ob der Benutzer Datenraumadministrator sein soll. Setzen Sie dafür das entsprechende Häkchen. Bestimmen Sie weiterhin, ob der Benutzer deaktiviert sein soll oder verborgen bzw., ob der Benutzer verborgende Benutzer sehen darf. Setzen Sie dafür die entsprechenden Häkchen.

5. Legen Sie unter „Regelmäßige Benachrichtigungen per E-Mail“ fest, wie oft der Benutzer automatisch mit Benachrichtigungen und Wiedervorlagen kontaktiert werden soll.

6. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Der neue Benutzer ist nun angelegt.

Damit der neue Benutzer auf der Arbeitsplattform arbeiten kann, vergeben Sie ihm die gewünschten Rechte:

1. Wählen Sie den entsprechenden Benutzer aus und klicken Sie auf den grauen Reiter „Gruppen“. Dort können Sie Gruppenrechte vergeben, falls Sie schon Gruppen eingerichtet haben. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

2. Wählen Sie den grauen Reiter „Ind. Rechte“, um dem Benutzer individuelle Rechte zu vergeben. Machen Sie die entsprechenden Angaben und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Benutzer importieren

Um eine größere Anzahl von Benutzer auf Ihrer TeamProQ-Arbeitsplattform anzulegen, können Sie diese via Excel importieren:

1. Gehen Sie in das Modul Administration, klicken auf den Plus-Button und wählen „Benutzer importieren“.

2. In dem sich öffnenden Popup haben wir Ihnen eine Beispieldatei zur Verfügung gestellt, wie Ihre Excel-Liste aussehen muss, damit der Import erfolgreich abgeschlossen werden kann. Bitte beachten Sie, dass Ihre Liste exakt so aufgebaut ist. Legen Sie eine entsprechende Excel-Liste an.

3. Laden Sie die Datei hoch und klicken Sie auf „Weiter“.

4. Nach dem Hochladen der Datei erhalten Sie eine Vorschau der zu importierenden Kontakte. Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um den Import abzuschließen.

Benutzergruppe erstellen

Um Benutzer in einer Gruppe zusammenzufassen, gehen Sie im Modul Administration auf den Plus-Button und wählen „Neue Gruppe“:

1. Vergeben Sie eine Bezeichnung und ggf. eine Beschreibung. Klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.

2. Unter dem schwarzen Reiter „Gruppe“ erscheint nun die angelegte Gruppe in der Übersicht.

3. Vergeben Sie Zugriffsrechte, indem Sie die entsprechende Gruppe auswählen und auf den grauen Reiter „Zugriff“ klicken.

4. Treffen Sie die gewünschten Einstellungen und klicken Sie jeweils auf „Übernehmen“. Nachdem Sie alle gewünschten Zugriffe erteilt haben, klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

5. Um Benutzer einer Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen „Benutzer zu Gruppe hinzufügen“.

6. Wählen Sie die entsprechenden Benutzer aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

7. Alle ausgewählten Benutzer werden Ihnen nun in der Übersicht in der gewünschten Gruppe angezeigt.

Individuelle Rechtevergabe

Um einem Benutzer individuelle Rechte für einzelne Module zu vergeben,

1. wählen Sie in der Administration den Reiter „Ind. Rechte“ aus. Hier vergeben Sie die Rolle, die der Benutzer im jeweiligen Modul erhalten soll: Administrator, Assistent, Anwender oder zusätzliche Rechte.
2. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.

Benutzer deaktivieren

Um einen Benutzer zu deaktivieren, wählen Sie im Modul Administration zunächst den entsprechenden Benutzer aus:

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf den erscheinenden Menü-Button und wählen Sie „Deaktivieren“.
2. Bestätigen Sie Ihre Auswahl erneut. Der Benutzer ist nun deaktiviert und kann sich nicht mehr auf der Arbeitsplattform einloggen.

Benutzer löschen

Hat ein Benutzer sich noch nicht in TeamProQ eingeloggt und keine Aktion auf der Arbeitsplattform getätigt, können Sie diesen Benutzer wieder löschen:

1. Gehen Sie in das Modul Administration und setzen das Häkchen bei dem entsprechenden Benutzer.
2. Klicken Sie auf „Aktion für xx gewählte Benutzer“ und wählen Sie „Löschen“.
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem weiteren Klick auf „Löschen“. Der Benutzer wurde nun von der Arbeitsplattform entfernt.

E-Mail-Integration

Um die E-Mail-Integration für einen Benutzer zu aktivieren, wählen Sie den entsprechenden Benutzer im Modul Administration aus:

1. Gehen Sie nun in den Bereich „E-Mail-Integration“ unter dem Reiter „Stammdaten“.

2. Ergänzen Sie die Angaben und setzen Sie das Häkchen bei „Kontostatus aktiviert“. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

3. Damit der Benutzer nun E-Mails versenden und den Reiter „E-Mail“ sehen kann, klicken Sie auf den grauen Reiter „Ind. Rechte“ des entsprechenden Benutzers.

4. Wählen Sie „E-Mail-Vorgänge bearbeiten“ für die gewünschten Module aus und klicken Sie auf „Speichern“. Der Benutzer kann nun in den ausgewählten Modulen unter dem Reiter „E-Mail“ E-Mails versenden und vorgangsbezogen empfangen.

E-Mail an mehrere Benutzer versenden

Um mehreren Benutzern gleichzeitig eine E-Mail zu senden, wählen Sie im Modul Administration die gewünschten Nutzer aus, indem Sie die entsprechenden Häkchen in der Übersicht setzen:

1. Klicken Sie nun auf „Aktion für xx gewählte Benutzer“ und wählen Sie „Neue E-Mail“.
2. Geben Sie einen Betreff und einen Text ein. Laden Sie bei Bedarf eine Datei als Anhang von der Arbeitsplattform hoch.
3. Klicken Sie abschließend auf „Absenden“.

Erweiterte Einstellungen

Um Ihre Arbeitsplattform dem Corporate Design Ihres Unternehmens anzupassen bzw. um Ihre Arbeitsplattform zu personalisieren, gehen Sie im Modul Administration auf den schwarzen Reiter „Einstellungen“:

1. Klicken Sie nun auf den grauen Reiter „Erweiterte Einstellungen“.
2. Laden Sie hier Ihr Unternehmenslogo hoch, passen das Hintergrundbild der Login-Seite an und wählen das Bild für das Standard-E-Mail-Template aus. Bitte achten Sie auf die Vorgaben zu den Seiten- bzw. Größenverhältnissen. Darüber hinaus erstellen Sie hier Ihre E-Mail-Signatur, Export-Fußzeilen sowie einen individuellen Einladetext.
3. Bestätigen Sie alle Änderungen mit einem Klick auf „Speichern“.

Unterschied zwischen Anwender / Assistent / Administrator

Um Benutzern auf Ihrer TeamProQ-Arbeitsplattform individuelle Rechte zu vergeben, gibt es folgende Rollen:

1. Administratoren
Administratoren haben alle Benutzer- und Zugriffsrechte in dem jeweiligen Modul. Sie können neue Benutzer für Ihr verantwortliches Modul anlegen und Zugriffsrechte vergeben.

2. Assistenten
Assistenten haben Zugriff auf alle Objekte bzw. Ordner in einem bestimmten Modul. Ihre Aufgabe ist es, Daten zu pflegen und Objekte vorzubereiten. Assistenten können keine neuen Benutzer für ein Modul anlegen und keine Zugriffsrechte vergeben.

3. Anwender
Anwender können Informationen sehen und bearbeiten, Reservierungen beantragen, Dateien hochladen. Weitere Rechte vergeben Sie in der Administration in den grauen Reitern für die entsprechenden Module.