Kontakte – Informationen für Administratoren

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Informationen für Administratoren

Einstellungen

Um Einstellungen für das Modul Kontakte vorzunehmen, klicken Sie auf den schwarzen Reiter „Einstellungen“:

1. Unter „Allgemein“ legen Sie fest, welche Zusatzfelder im Modul Kontakte angezeigt werden. Um ein neues Zusatzfeld zu erstellen, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen „Neues Zusatzfeld für Kontakte“. Darüber hinaus können Sie über den Plus-Button ein neues Kundenportal anlegen. Weitere Einstellungen betreffen die Sichtbarkeit von Kontakten, die Immobiliensuche sowie die Duplikatsprüfung. Wählen Sie die gewünschte Einstellung und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

2. Unter dem Reiter „Pflichtfelder“ legen Sie fest, welche Felder zwingend bei Erstellen eines Kontaktes von Nutzern ausgefüllt werden müssen. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, in dem Sie Häkchen setzen und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

3. Unter dem Reiter „Vordefinierte Tabellenspalten“ legen Sie die Standardspalten-Einstellungen fest. Klicken Sie dafür auf den Plus-Button und wählen den Befehl „Neue Standard-Spalteneinstellung“ und nehmen die entsprechenden Einstellungen vor.
Ebenso lassen sich vordefinierte Export-Spalteneinstellungen festlegen. Klicken Sie dafür auf den Plus-Button und wählen „Neue Export-Spalteneinstellung“.

Kontakte als Benutzer speichern

Um einen bestehenden Kontakt auch als Benutzer in TeamProQ anzulegen, wählen Sie zunächst den entsprechenden Kontakt aus:

1. Klicken Sie nun auf den Button „Benutzer verknüpfen“ in den Stammdaten.

2. Wählen Sie, ob Sie einen neuen Benutzer erstellen oder den Kontakt mit einem bestehenden Benutzer verknüpfen möchten und klicken Sie „Weiter“.

3. Um einen neuen Benutzer zu erstellen, ergänzen die entsprechenden Angaben und klicken Sie anschließend auf „Verknüpften Kontakt erstellen“.

4. In den Stammdaten des Kontaktes sehen Sie nun den entsprechenden verknüpften Benutzer.

Um diese Verknüpfung wieder aufzuheben, klicken Sie in den Stammdaten des Kontaktes auf „Verknüpfung entfernen“.

Duplikatsprüfung

Um das Anlegen von Duplikaten im Modul Kontakte zu verhindern, haben Sie die Möglichkeit, die erweiterte Duplikatsprüfung zu aktivieren:

1. Gehen Sie im Modul Kontakte auf den schwarzen Reiter „Einstellungen“.

2. Im grauen Reiter „Allgemein“ im Bereich „Weitere Einstellungen“ können Sie nun die erweiterte Duplikatsprüfung aktivieren. Duplikate sind dabei definiert als gleiche Einträge in den Feldern „Vorname“, „Name“ und „E-Mail-Adresse“.

3. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

4. Mit der Aktivierung der erweiterten Duplikatsprüfung werden die Felder „Vorname“, „Name“ und „E-Mail-Adresse“ automatisch zu Pflichtfeldern für die Erstellung von Kontakten.

Zugriffsrechte

Um im Modul „Kontakte“ Zugriffsrechte zu vergeben, gehen Sie zunächst über den Menü-Button in das Modul. Wählen Sie im Navigator den entsprechenden Kontakt, für den Sie Zugriffsrechte vergeben bzw. ändern möchten.

Über den grauen Reiter „Zugriffsrechte“ können Sie nun die entsprechenden Rechte festlegen. Sollten Sie den Reiter „Zugriffsrechte“ nicht sehen, verfügen Sie als Benutzer nicht über die ausreichenden Berechtigungen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.

Vergeben Sie im Arbeitsbereich die gewünschten Zugriffsrechte und klicken Sie abschließend auf „Speichern“. Alle Änderungen werden Ihnen nun im Arbeitsbereich angezeigt.