Kontakte – Informationen für Anwender

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Informationen für Anwender

Neuen Kontakt erstellen

Um Kontaktdaten von Kunden und Interessenten in TeamProQ anzulegen, gehen Sie in das Modul „Kontakte“. Dieses finden Sie über den Menü-Button.

Über den Plus-Button können Sie nun einen neuen Kontakt anlegen. Dafür wählen Sie „Neue Person“ oder „Neue Firma“. Legen Sie zunächst den Kontaktstatus für den Kontakt fest. Wählen Sie „In Bearbeitung/Verwendung“, wenn Sie einen Kontakt anlegen, mit dem Sie aktuell arbeiten. Wenn Sie nicht länger mit einem Kontakt arbeiten, wählen Sie „Abgeschlossen“ als Kontaktstatus.

Möchten Sie verhindern, dass ein gespeicherter Kontakt E-Mails aus dem System bekommt, dann nutzen Sie unseren Kontaktstatus „Gesperrt“. Kontakte in diesem Status können nicht als Empfänger einer E-Mail gewählt werden.

Füllen Sie nun mindestens alle Pflichtfelder im Kontaktdatenblatt aus. Die Pflichtfelder sind mit einem gelben Dreieck gekennzeichnet. Haben Sie alle Angaben ergänzt, klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Der entsprechende Kontakt wurde nun erstellt und ist im Arbeitsbereich bzw. unter dem entsprechenden Buchstaben im Navigator zu finden.

Tabs

Um weitere Informationen zu einem Kontakt zu hinterlegen, gibt es im Menü zusätzliche Reiter.

Unter dem Reiter „Zusatzfelder“ können Sie weitere Informationen entsprechend der Zusatzfelder angeben. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Unter den Reitern „Notizen“ bzw. „Wiedervorlagen“ legen Sie diese unter einem bestimmten Kontakt an. Wählen Sie dafür den entsprechenden Kontakt aus und klicken dann auf den gewünschten Reiter. Über den Plus-Button erstellen Sie eine neue Notiz bzw. Wiedervorlage. Klicken Sie abschließend auf „Erstellen“.

Unter dem Reiter „Immobilien“ können Sie Immobiliengesuche für einen Kontakt erfassen. Klicken Sie dafür auf den Plus-Button und wählen „Neues Gesuch“. Machen Sie die entsprechenden Angaben und klicken Sie auf „Speichern“. Im Arbeitsbereich erhalten Sie nun die Anzeige, wie viele mögliche passende Einheiten in TeamProQ für den Kontakt vorhanden sind.

Unter dem Reiter „Dateien“ laden Sie Dateien für einen ausgewählten Kontakt hoch, in dem Sie auf den Plus-Button klicken und „Datei hochladen“ wählen. Diese Datei können Sie unter dem Reiter „Kundenportal“ auf einem vorhandenen Kundenportal für den entsprechenden Kontakt veröffentlichen. Klicken Sie dafür auf den Plus-Button und wählen „Neue Veröffentlichung“.

Immobiliengesuch erstellen

Sie können die Immobilienwünsche Ihrer Interessenten und Kunden erfassen und in TeamProQ hinterlegen. Dafür wählen Sie im Modul „Kontakte“ über den Navigator den entsprechenden Kontakt aus. Dieser ist nun farblich hinterlegt.

Im Menü klicken Sie nun auf „Immobilien“. Unter diesem Reiter finden Sie alle hinterlegten Immobiliengesuche für den ausgewählten Kontakt.

Um ein neues Immobiliengesuch zum Kontakt zu hinterlegen, klicken Sie nun auf den Plus-Button und wählen „Neues Gesuch“.
Ergänzen Sie die entsprechenden Angaben und klicken Sie auf „Speichern“. Für den Kunden erfasste Immobiliengesuche werden automatisch mit Ihren Angeboten verglichen. So verpassen Sie nie das richtige Objekt für Ihren Kunden, oder den richtigen Kunden für Ihr Objekt. Im Arbeitsbereich wird Ihnen nun angezeigt, wie viele mögliche passende Einheiten in TeamProQ für den Kontakt vorhanden sind.

Sollen mehrere Objekte gesucht werden, so erfassen Sie mehrere Einträge zum Kontakt.

Suche

Sie suchen nach Kontaktdaten von Kunden, Interessenten oder Dienstleistern? Gehen Sie in das Modul „Kontakte“, um nach Kontaktdaten zu suchen. Dafür klicken Sie bitte auf das Suche-Icon (Lupe) oberhalb des Navigators.

Hier können Sie nun Suchkriterien ergänzen und die Suche starten, in dem Sie auf „Suchen“ klicken.

Im Arbeitsbereich werden Ihnen nun alle Resultate entsprechend der Suchkriterien angezeigt.

Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie zunächst auf „Zurücksetzen“, um vorherige Suchkriterien zu löschen. Dann beginnen Sie die Suche erneut.

E-Mail-Versand

Sie möchten aus TeamProQ heraus eine E-Mail an einen hinterlegten Kontakt senden? Gehen Sie zunächst in das Modul „Kontakte“. Dieses erreichen Sie über den Menü-Button.

Wählen Sie nun im Navigator den gewünschten Kontakt aus. Dieser ist nun farblich gekennzeichnet. Klicken Sie dann auf den Plus-Button und wählen „Neue E-Mail an Kontakt“. Es öffnet sich ein Pop-up, wo Sie die E-Mail verfassen können.

Bei Bedarf können Sie auch eine Datei aus TeamProQ zur E-Mail hochladen. Klicken Sie dafür auf den kleinen Plus-Button neben „Dateianhänge“. Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Wählen Sie nun eine Datei aus, in dem Sie in der Zeile der entsprechenden Datei auf den Pfeil nach unten klicken. Klicken Sie nun auf „Hinzufügen“ und die Datei wird an die E-Mail angehangen. Sollten keine Dateien verfügbar sein, so worden noch keine Dateien am Kontakt hinterlegt.

Die ausgewählte Datei wird nun im E-Mail-Pop-up unter Dateianhänge angezeigt. Zum Versenden der E-Mail klicken Sie auf „Absenden“.

Im Menü unter dem grauen Reiter „E-Mails“ sehen Sie nun, dass die E-Mail versandt wurde. Mit Klick auf die E-Mail können Sie sich diese noch einmal ansehen.

Zugriffsrechte

Um im Modul „Kontakte“ Zugriffsrechte zu vergeben, gehen Sie zunächst über den Menü-Button in das Modul. Wählen Sie im Navigator den entsprechenden Kontakt, für den Sie Zugriffsrechte vergeben bzw. ändern möchten. Über den grauen Reiter „Zugriffsrechte“ können Sie nun die entsprechenden Rechte festlegen.

Sollten Sie den Reiter „Zugriffsrechte“ nicht sehen, verfügen Sie als Benutzer nicht über die ausreichenden Berechtigungen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.

Vergeben Sie im Arbeitsbereich die gewünschten Zugriffsrechte und klicken Sie abschließend auf „Speichern“. Alle Änderungen werden Ihnen nun im Arbeitsbereich angezeigt.