Mängelmanagement – Informationen für Anwender

Um einen neuen Mangel zu einem Objekt bzw. einer Einheit zu erstellen, gehen Sie zunächst in das Modul „Mängelmanagement“. Dieses erreichen Sie über den Menü-Button.

Wählen Sie im Navigator zunächst das gewünschte Objekt bzw. die gewünschte Einheit aus. Im Arbeitsbereich öffnet sich eine Übersicht über alle bisher erfassten Mängel des Objekts bzw. der Einheit.

Um nun einen neuen Mangel zu erfassen, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen „Neuer Mangel“. Vergeben Sie einen eindeutigen Titel und eine passende Beschreibung des Mangels. Ergänzen Sie die weiteren Angaben und klicken anschließen auf „Mangel erstellen“.

Im Anschluss öffnet sich der Slider, in dem Sie Ihre Angaben überprüfen bzw. ergänzen können. Klicken Sie bei Änderungen anschließend auf „Speichern“.

Um detaillierte Informationen zu einem Mangel zu erhalten, klicken Sie im Arbeitsbereich in die Zeile des entsprechenden Mangels. Es öffnet sich ein Slider:

1. Unter dem Reiter „Details“ werden Ihnen alle Informationen zum Mangel angezeigt. Durch Klick in die entsprechenden Felder können Sie die Inhalte bearbeiten. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
2. Unter dem Reiter „Notizen“ sehen Sie die Notizen, die zum Mangel hinzugefügt wurden. Möchten Sie eine neue Notiz hinzufügen, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen „Neue Notiz“.
3. Unter dem Reiter „Dateien“ finden Sie zum Mangel hinterlegte Dateien. Um Dateien zum Mangel hochzuladen, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen „Datei hochladen“.
4. Unter dem Reiter „Rechnungen“ können Sie Rechnungsdaten hinterlegen. Klicken Sie in die entsprechenden Felder und ergänzen Sie die Angaben. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
5. Unter dem Reiter „Mieter“ können Sie Daten zum Mieter erfassen. Wählen Sie dafür einen Mieter aus. Oder erstellen Sie einen neuen Kontakt über „Neue Person“ bzw. „Neue Firma“. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Sie können direkt von TeamProQ aus eine Mangelanzeige an den entsprechenden Handwerker versenden. Die Kontaktdaten des Handwerkers und seine E-Mail-Adresse müssen zuvor im Modul „Kontakte“ erfasst werden.

Um die Mangelanzeige zu versenden, wählen Sie im Navigator zunächste das entsprechende Objekt bzw. die entsprechende Einheit mit Mangel aus. Setzen Sie im Arbeitsbereich ein Häkchen vor den betreffenden Mangel und klicken Sie auf den Button „Aktion für 1 gewählten Mangel“. Wählen Sie nun „Anzeige senden (eigen)“, wenn Sie der Objekteigentümer sind, wählen Sie „Anzeige senden (fremd)“, wenn Sie nicht der Objekteigentümer sind.

Wählen Sie den gewünschten Empfänger aus, dieser ist nun farblich hinterlegt und klicken Sie auf „Speichern“. Es öffnet sich das Pop-up zur Mangelanzeige. Hier sehen Sie eine Vorschau der E-Mail zur Mangelanzeige. Legen Sie unter „Kopie an Benutzer“ fest, ob Ihnen eine Kopie der Mangelanzeige gesendet werden soll. Wählen Sie unter „Kopie an Kontakte“ die Kontakte aus, die ebenfalls eine Kopie der Mangelanzeige erhalten sollen.

Legen Sie eine Frist fest und geben Sie einen individuellen Text ein, falls gewünscht. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

Laden Sie ggf. weitere Dateien zur E-Mail hoch. Klicken Sie dafür im Pop-up auf den Plus-Button. Dabei können Sie nicht nur auf Dateien zugreifen, die im Modul Mängelmanagement hinterlegt sind, sondern auch auf Dateien aus anderen Modulen. Die Auswahl des Moduls erfolgt über die schwarzen Reiter im Pop-up. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf den Button „Pfeil nach unten“.
Die Datei wird nun der Auswahl hinzugefügt. Haben Sie alle gewünschten Dateien der Auswahl hinzugefügt, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und anschließend auf „Weiter“.

Prüfen Sie nun Ihre Angaben und klicken Sie abschließend auf „Status ändern und Nachrichten senden“. Sollten Sie noch Änderungen vornehmen wollen, klicken Sie auf „Zurück“.

Im Arbeitsbereich sehen Sie nun, dass sich der Status des Mangels auf „Angezeigt“ verändert hat.

Um einen Mangel einem bestimmten Mieter zuzuordnen, wählen Sie über den Navigator zunächst den gewünschten Mangel aus. Klicken Sie nun im Arbeitsbereich in die Zeile des entsprechenden Mangels, es öffnet sich der Slider.

Wählen Sie im Menü des Sliders den Reiter „Mieter“ aus. Suchen Sie nun den gewünschten Mieter aus. Dieser muss als Kontakt im Modul Kontakte angelegt sein. Möchten Sie einen neuen Kontakt auswählen, klicken Sie auf den Button „Neue Person“ bzw. „Neue Firma“ und erstellen Sie einen neuen Kontakt.

Klicken Sie auf „Speichern“. Der Mieter ist nun zu dem Mangel hinterlegt.