Meetings – Informationen für Assistenten

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Informationen für Assistenten

Meetingordner und Aufgabe erstellen

Um einen neuen Aufgabenordner und die dazugehörigen Aufgaben zu erstellen, klicken Sie im Modul Meetings auf den Plus-Button und wählen „Neuer Aufgabenordner“:

1. Vergeben Sie einen Namen für den Ordner, ergänzen Sie bei Bedarf eine Beschreibung und klicken Sie anschließend auf „Erstellen“. Der neue Aufgabenordner wird nun erstellt und ist in der Übersicht enthalten.

Um Unterordner in einem Aufgabenordner zu erstellen, wählen Sie zunächst den gewünschten Aufgabenordner aus, klicken auf den Plus-Button und wählen „Neuer Aufgabenordner“. Legen Sie den Namen und die Position des Ordners fest und klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.

2. Um Aufgaben für einen bestimmten Aufgabenordner zu erstellen, wählen Sie zunächst den gewünschten Ordner aus.

3. Klicken Sie auf den Plus-Button und wählen Sie „Neue Aufgabe“.

4. Ergänzen Sie die Angaben und klicken Sie auf „Erstellen“. Die Aufgabe wird Ihnen nun im gewünschten Aufgabenordner angezeigt.

Aufgabe bearbeiten

Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersicht in die Zeile der entsprechenden Aufgabe. Es öffnet sich der Slider:

1. Im Slider haben Sie die Möglichkeit durch Klick auf die entsprechenden Button, die Frist der Aufgabe zu ändern „+ … Tage“ oder die Aufgabe zu „Erledigen“, „Stornieren“, „Verschieben“ oder zu „Löschen“.

2. Auch alle Angaben zu Aufgabe im Slider sind änderbar. Klicken Sie nach den gewünschten Änderungen auf „Speichern“.

3. Unter dem Reiter „Notizen“ im Slider können Sie neue Notizen anlegen, indem Sie dafür auf den Plus-Button klicken und „Neue Notiz“ wählen. Unter dem Reiter „Dateien“ sehen Sie hochgeladene Dateien zu Aufgabe bzw. können neue Dateien zur Aufgabe hochladen. Klicken Sie dafür auf den Plus-Button und wählen „Datei hochladen“. Unter dem Reiter „Verlauf“ werden Ihnen alle Änderungen an der Aufgabe angezeigt.

Aufgabe verschieben

Um eine Aufgabe in einen anderen Aufgabenordner zu verschieben, klicken Sie zunächst in die Zeile der entsprechenden Aufgabe. Der Slider öffnet sich:

1. Klicken Sie nun auf den Button „Verschieben“ und wählen Sie den gewünschten Ordner aus.
2. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Die Aufgabe wird nun in dem entsprechenden Ordner angezeigt.

Protokoll erstellen

Um Aufgaben aus einem bestimmten Aufgabenordner zu einem Protokoll zusammenzufassen, wählen Sie zunächst den entsprechenden Aufgabenordner aus:

1. Klicken Sie nun auf den Plus-Button und wählen „Neues Protokoll“.
2. Ändern Sie bei Bedarf den Protokolltitel. Voreingestellt ist der Name des Aufgabenordners als Protokolltitel. Ergänzen Sie bei Bedarf einen Einleitungs- bzw. Abschlusstext und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Wählen Sie ggf. Unterordner aus, die für das Protokoll berücksichtigt werden sollen. Legen Sie fest, wie erledigte bzw. stornierte Aufgaben angezeigt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
4. Bestimmen Sie, welche Inhalte im Protokoll enthalten sein sollen und setzen Sie die entsprechenden Häkchen. Legen Sie außerdem eine Gruppierung fest. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf externe Teilnehmer und setzen Sie die gewünschten Häkchen.
6. Klicken Sie auf „Vorschau“, um das Protokoll anzusehen.
7. Um das Protokoll zu erstellen, klicken Sie auf „Freigeben“.

Das erstellte Protokoll finden Sie nun unter dem grauen Reiter „Protokolle“. Um das Protokoll zu versenden, klicken Sie am Ende der entsprechenden Zeile auf den erscheinenden Menü-Button und wählen Sie „Versenden“. Ergänzen Sie ggf. weitere Empfänger und einen Text und klicken Sie anschließend auf „Absenden“.