Vermietung – Informationen für Assistenten

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Informationen für Assistenten

Neues Objekt erstellen

Möchten Sie auf Ihrer TeamProQ-Arbeitsplattform ein neues Objekt anlegen, klicken Sie zunächst auf den Plus-Button oben rechts:

1. Wählen Sie den Befehl „Neues Objekt und Einheit“.
2. Vergeben Sie mindestens den Namen des Objekts, die Kategorie und die Bezeichnung der Einheit. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
3. Ergänzen Sie Informationen zu Konditionen, Ausstattung, Texten für Portale und Exposés sowie Bilder des Objekts (optional) und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
4. Im letzten Schritt können Sie nun mit Klick auf „Fertigstellen“ das neue Objekt in TeamProQ anlegen.

Objekt importieren

Wenn Sie Objektdaten mit Hilfe einer Excel-Tabelle in TeamProQ importieren möchten, klicken Sie auf den Plus-Button oben rechts und wählen „Objekt importieren“:

1. Laden Sie sich die Excel-Vorlage herunter, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken.
2. Ergänzen Sie die Objektdaten in der Excel-Datei. Gehen Sie anschließend in TeamProQ und klicken auf „Weiter“.
3. Wählen Sie die entsprechende Excel-Datei aus, um sie in TeamProQ hochzuladen. Klicken Sie auf „Weiter“. Die Excel-Datei wird nun hochgeladen.
4. Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Vorschau, welche Objektdaten in TeamProQ importiert werden.
5. Im letzten Schritt legen Sie den Vermietungskoordinator für das Objekt fest sowie den Status, mit dem das Objekt importiert werden soll. Klicken Sie anschließend auf „Objekt erstellen“.

Einheiteneinstellungen bearbeiten

Um mehrere Einheiten zeitgleich in einem Arbeitsschritt zu bearbeiten hinsichtlich Stammdaten, Ausstattung, Energie oder Konditionen, wählen Sie zunächst alle betreffenden Einheiten aus, indem Sie ein Häkchen im Tabellenkopf der Einheitenübersicht setzen:

1. Klicken Sie auf den Button „Aktionen für gewählte Einheiten“ und wählen Sie den Befehl „Bearbeiten“.
2. Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
3. In der Vorschau erhalten Sie einen Überblick über die Änderungen. Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um die Änderungen durchzuführen.“

Einheitenstatus ändern

Um den Einheitenstatus zu ändern, wählen Sie die entsprechenden Einheiten aus, indem sie ein Häkchen vor der entsprechenden Einheit in der Einheitenübersicht setzen:

1. Klicken Sie nun auf den Button „Aktion für gewählte Einheiten“ und wählen Sie den Befehl „Status ändern“.
2. Legen Sie nun den gewünschten Status fest und klicken Sie auf „Weiter“.
3. In der Vorschau können Sie noch einmal erkennen, von welchen Einheiten der Status geändert wird. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Einzelne Einheit bearbeiten

Um Angaben zu einer einzelnen Einheit zu hinterlegen bzw. zu ändern, klicken Sie auf den Namen der gewünschten Einheit:

1. Über die grauen Reiter haben Sie nun die Möglichkeit, unterschiedliche Informationen zu hinterlegen bzw. zu ändern. Klicken Sie nach jeder Angabe in einem Reiter auf „Speichern“, damit die aktuellen Informationen in TeamProQ angezeigt werden.

Vertrag erstellen

Um einen Vertrag zu einer Einheit zu erstellen, wählen Sie die gewünschte Einheit aus und klicken auf den Plus-Button, um den Befehl „Neuer Vertrag“ auszuwählen:

1. Wählen Sie einen Mieter aus oder erstellen Sie diesen neu über die Button „Neue Person“ oder „Neue Firma“. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
2. Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, Angaben zum Mietpreis und zur Kaution/ Provision zu ändern. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
3. Ergänzen Sie die Daten zum Mietkonto und Kautionskonto und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Geben Sie jeweils ein Datum für den Beginn und das Ende des Mietvertrages ein. Wählen Sie aus, ob Sie den Vertrag mit Beendigung des Assistenten direkt abschließen möchten. Setzen Sie dafür das entsprechende Häkchen. Klicken Sie auf „Weiter“.
5. Überprüfen Sie Ihre Angaben in der Zusammenfassung und klicken Sie auf „Vorbereiten“ bzw. „Abschließen“.
6. Die Einheit erhält nun den Status „vorbereitet“ bzw. „vermietet“.

Vertrag aus einer Reservierung erstellen

Um einen Vertrag zu einer reservierten Einheit zu erstellen, wählen Sie die entsprechende Einheit aus und klicken auf den Befehl „Vertrag“:

1. Klicken Sie auf „Vertrag “, um aus die Daten aus der aktiven Reservierung in den Vertrag zu übernehmen.
2. Überprüfen Sie die Angaben zum Mieter. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
3. Überprüfen bzw. machen Sie Angaben zum Mietpreis und zur Kaution/ Provision. Klicken Sie dann auf „Weiter“.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Bemerkung bzw. den Empfehlungsgeber. Hinterlegen Sie die Daten zum Miet- und Kautionskonto und klicken Sie auf „Weiter“.
5. Legen Sie jeweils ein Datum für den Beginn und das Ende des Mietvertrages fest. Wählen Sie aus, ob Sie den Vertrag mit Beendigung des Assistenten direkt abschließen möchten. Setzen Sie dafür das entsprechende Häkchen. Klicken Sie auf „Weiter“.
6. Überprüfen Sie Ihre Angaben in der Zusammenfassung und klicken Sie auf „Vorbereiten“ bzw. „Abschließen“.
7. Die Einheit erhält nun den Status „vorbereitet“ bzw. „vermietet“.

Exposé mit Daten füllen

Um ein Exposé zu einer Einheit zu erstellen, wählen Sie die gewünschte Einheit aus und wechseln in den grauen Reiter „Exposé“:

1. Wählen Sie aus, ob Sie ein Exposé (kurz) oder Exposé (lang) erstellen möchten und klicken Sie auf den entsprechenden Button.
2. Die hinterlegten Bilder werden automatisch dem Exposé zugeordnet. Möchten Sie die Bilder manuell zuordnen, markieren Sie „Bilder manuell zuordnen“. Sie haben nun die Möglichkeit, die Bilder per Drag’n’Drop von der Übersicht in die entsprechenden Bereiche des Exposés zu ziehen.
3. Um Texte für Exposé zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Texte“.
4. Wählen Sie aus, ob die zum Objekt hinterlegten Texte im Exposé angezeigt werden sollen. Setzen Sie dafür das Häkchen bei „Diesen Text aus dem Objekt im Expose verwenden“.
5. Unter „Texte der Einheit“ können Sie Texte für die Beschreibung, Ausstattung und Sonstiges ergänzen.
6. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“, um Ihre Eingaben zu Bildern und Texten zu speichern. Das Exposé wird nun erstellt.
Um sich das erstellte Exposé anzusehen, klicken Sie auf den Dokumenten-Button und wählen den Befehl „Exposé (kurz)“ bzw. „Exposé (lang)“. Sie können sich nun das Exposé herunterladen.

Übertragung an Immobilienportale

Um Einheiten an Immobilienportale zu übertragen, wählen Sie zunächst die gewünschte Einheit aus:

1. Klicken Sie nun auf den grauen Reiter „Portale“.
2. Ergänzen bzw. überprüfen Sie Ihre Angaben in den Bereichen Bilder, Grundrisse, Texte und Ansprechpartner. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
3. Unter „Portalfreigaben“ finden Sie die mit TeamProQ verknüpften Portale. Am Ende der jeweiligen Tabellenzeile erscheint bei Mouseover ein Button. Wählen Sie dort den Befehl „Vorschau“, um sich eine Vorschau der Daten anzeigen zu lassen. Wählen Sie „Bearbeiten“, um den Zeitraum der Veröffentlichung festzulegen. Die Einheit wird dann entsprechend des festgelegten Zeitraums an das jeweilige Immobilienportal übertragen.

Um Immobilienportale mit TeamProQ zu verbinden gehen Sie bitte auf den schwarzen Reiter „Einstellungen“ und wählen den Reiter „Portale/ Marktplätze“ aus.

Einstellung Portale

Um im Modul Vernietung Immobilienportale anzubinden bzw. zu bearbeiten, klicken Sie auf den schwarzen Reiter „Einstellungen“ und wählen dann den Reiter „Portale/Marktplätze“:

1. Binden Sie ein neues Immobilienportal an Ihre TeamProQ-Arbeitsplattform an, indem Sie auf den Plus-Button klicken und „Neues Portal“ wählen.
2. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Die Schnittstelle zum Portal wird nun erstellt.
3. Ergänzen Sie in den Bereichen Mietpreisübertragung, Firmenprofil, Mitarbeiter, Firmenbeschreibung, Bilder von Referenzen sowie Dokumente die fehlenden Angaben und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter für die Portale anlegen, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen Sie „Mitarbeiter hinzufügen“.

Beziehungen zu anderen Einheiten

Um mehrere Einheiten an einen Interessenten zu reservieren bzw. zu vermieten, können Sie Beziehungen zu anderen Einheiten herstellen, um diese zusammen zu reservieren bzw. vermieten:

1. Wählen Sie eine der Einheiten aus, die der Interessent reservieren lassen bzw. mieten möchte.
2. Klicken Sie nun auf den grauen Reiter „Konditionen“.
3. Klicken Sie nun auf den Plus-Button und wählen „Neue Angebotsbeziehung“ aus.
4. Legen Sie nun fest, welche Einheiten miteinander verbunden werden sollen, bzw. welche Einheiten noch für den Interessenten bestimmt sind. Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“. Sie können unbegrenzt viele Einheiten auswählen.
5. Es wurde eine Angebotsbeziehung zwischen den gewünschten Einheiten erstellt. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
6. Im Falle von Reservierungen bzw. Vermietungen wird nun der Gesamtpreis der weiteren Einheit zum Mietpreis der bestehenden Einheit addiert.

Bilder zu mehreren Einheiten hochladen

Um Bilder bzw. Dateien zu mehreren Einheiten hochzuladen, gehen Sie bitte auf das entsprechende Objekt und wählen die gewünschten Einheiten aus:

1. Klicken Sie nun auf den Button „Aktion für x gewählte Einheiten“ und wählen den Befehl „Mehrere Dateien hochladen“ aus.
2. Wählen Sie nun die entsprechenden Bilder bzw. Dateien für die jeweiligen Einheiten aus und klicken Sie anschließend auf „Hochladen“.
3. Die hochgeladenen Bilder finden Sie nun unter dem grauen Reiter „Exposé“ in der jeweiligen Einheit, Dateien unter dem grauen Reiter „Dateien“ in der jeweiligen Einheit.

Schnelles Anlegen von Objekten

Das Anlegen von Objekten in TeamProQ funktioniert auf verschiedene Arten. Für das Anlegen von Objekten mit mehreren Einheiten empfehlen wir Ihnen den Excel-Import der Daten.

Haben Sie aber nur eine Wohneinheit eines Objektes in Ihrer Betreuung, so können Sie diese nun ganz schnell und unkompliziert auf Ihrer Arbeitsplattform anlegen:

1. Klicken Sie hierfür auf den Plusbutton und wählen Sie „Neues Objekt und Einheit“.
2. In dem sich öffnenden Fenster können Sie nun nacheinander die relevanten Daten zu Ihrem Objekt eingeben: Stammdaten zum Objekt und zur Einheit, Vermietungskonditionen, Ausstattungsmerkmale, Ihre Texte für das Exposé bzw. die Portale sowie Objektbilder.
3. Klicken Sie anschließend auf „Fertigstellen“. Das neue Objekt mit einer Einheit wird nun erstellt.