1. Wählen Sie im Modul Dateien den gewünschten Oberordner aus und gehen Sie über den Plus Button auf „Neuen Ordner anlegen“.
2. Legen Sie den Namen des Ordners fest und wählen Sie als Position „Unterhalb von …“. Zusätzlich haben Sie hier die Option, die Zugriffsrechte des übergeordneten Ordners zu übernehmen. Klicken Sie auf „Speichern“.
3. Der Unterordner wurde erstellt.

1. Wählen Sie im Modul Dateien den Ordner aus, welchen Sie duplizieren möchten und klicken Sie auf das kleine Dreieck zum Öffnen des Menüs. Wählen Sie im Menü „Duplizieren“.
2. Sie haben die Möglichkeit, einen Zielordner auszuwählen sowie zu entscheiden, ob Inhalte dupliziert und Rechte übernommen werden sollen. Im Anschluss klicken Sie auf „Ordner duplizieren“.
3. Der Ordner wurde dupliziert.

1. Wenn sich Dokumente während eines Projektes ändern, können Sie eine neue Version für eine Datei erstellen. Dazu im Modul Dateien die entsprechende Datei auswählen. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem man unter anderem eine neue Version einstellen kann.
2. Sie können eine neue Datei auswählen und klicken im Anschluss auf „Hochladen“.

1. Wählen Sie im Modul Dateien den gewünschten Ordner aus.
2. Im Reiter Stammdaten ist die Ordnergröße ersichtlich.

1. Gehen Sie in das Modul Dateien und von dort auf die Lupe, um die Suche zu öffnen.
2. Klicken Sie auf den Download-Button und wählen Sie „Alle Dateien“.
3. Die Excel-Datei wird heruntergeladen. Genauso können Sie bestimmte Suchkriterien eingeben und nur die Ergebnisse als Excel-Datei herunterladen.

Um einen Ordner im Modul Dateien anzulegen, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen „Neuen Ordner anlegen“ aus.

Vergeben Sie einen Namen für den Ordner. Im Bereich „Notiz“ können Sie Anmerkungen für diesen Ordner hinterlegen. Im Bereich „Tags“ vergeben Sie Schlagwörter, die durch Leerzeichen getrennt werden.

Zusätzlich sehen Sie im Arbeitsbereich, auf welcher Position der neue Ordner angelegt wird. Um den neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Den neuen Ordner finden Sie nun an der gewünschten Position im Navigator.

Um eine Datei in einen Ordner hochzuladen, wählen Sie zunächst den gewünschten Ordner über den Navigator aus.

Klicken Sie nun auf den Plus-Button und wählen „Datei hochladen“ aus. Es öffnet sich ein Pop-up.

Über den Button „Durchsuchen“ wählen Sie nun die entsprechenden Dateien von Ihrem Rechner aus, die Sie in TeamProQ hochladen möchten. Oder nutzen die Drag’n’Drop-Funktion und ziehen Sie die entsprechenden Dateien von Ihrem Desktop in den markierten Bereich des Pop-ups.

Bei Bedarf können Sie für alle Dateien, die Sie hochladen möchten, eine Notiz hinzufügen.

Klicken Sie abschließend auf „Hochladen“. Die Datei wird Ihnen nun im gewünschten Ordner angezeigt.

Um eine Datei zu bearbeiten, wählen Sie zunächst den entsprechenden Ordner im Navigator aus. Klicken Sie nun im Arbeitsbereicht auf die Zeile der entsprechenden Datei. Es öffnet sich ein Slider:

Über den Button „Datei bearbeiten“ gelangen Sie in ein Pop-up, in dem Sie den Datei-Titel ändern können sowie den Status, Verwendungszweck, Bildtitel, Beschreibung, Erstellungsdatum, Urheber/Fotograf und Ortsangabe.

Möchten Sie, dass ein Bild in öffentlichen Galerien für Webzugriffe unsichtbar ist, setzen Sie ein Häkchen bei „Blockiert“. Mit „Speichern“ bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Zu einer Datei können in TeamProQ mehrere Versionen bestehen. Um zu sehen, wie viele Versionen zu einer Datei vorhanden sind, wählen Sie zunächst den entsprechenden Ordner über den Navigator.

Im Arbeitsbereich sehen Sie nun eine Auflistung aller Dateien des gewählten Ordners. Die Spalte „Versionen“ enthält die Angabe zur Anzahl der vorhandenen Versionen. Mit Klick auf die entsprechende Zahl öffnet sich ein Pop-up, in dem Ihnen alle Versionen angezeigt werden.

Sie können hier bei Bedarf Dateien herunterladen oder Versenden. Dafür markieren Sie die gewünschte Datei mit einem Häkchen und wählen „Dateien herunterladen“ oder „Aktion für gewählte Dateien“.

Zum Schließen des Pop-ups klicken Sie auf „Abbrechen“.

Um in TeamProQ nach Dateien zu suchen, klicken Sie bitte auf das Suche-Icon (Lupe) oben im Navigator.

Hier können Sie verschiedene Suchkriterien festlegen, um die Suche einzugrenzen. Klicken Sie anschließend auf „Suchen“. Im Arbeitsbereich werden Ihnen nun alle Resultate entsprechend der Suchkriterien angezeigt.

Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie zunächst auf „Zurücksetzen“, um vorherige Suchkriterien zu löschen. Beginnen Sie dann Ihre Suche erneut.

Im Modul Dateien können Sie eine Ordnerstruktur nach Ihren Bedürfnissen anlegen, mit Ober- und Unterordnern.
Um Ordner auf andere Positionen zu verschieben, klicken Sie auf den Button, der neben dem entsprechenden Ordner erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren:

1. Wählen Sie den Befehl „Verschieben“.
2. Legen Sie nun fest, ob der Ordner auf der obersten Ebene angelegt werden soll oder in einem bestimmten Zielordner. Klicken Sie anschließend auf „Ordner Verschieben“. Der Ordner wird nun an die gewünschte Position verschoben.

Um Benutzer individuelle Zugriffsrechte zu Ordnern zu vergeben, wählen Sie zunächst den gewünschten Ordner aus:

1. Klicken Sie auf den grauen Reiter „Zugriffsrechte“.
2. Sie haben nun die Möglichkeit, einzelnen Benutzern Lese-, Schreib- bzw. Löschrechte zu vergeben. Setzen Sie dafür die entsprechenden Häkchen und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Die festgelegten Rechte wurden nun dem Benutzer zugewiesen.

Um große Dateien schnell und einfach als Link zu versenden, wählen Sie die gewünschte Datei aus, in dem Sie ein Häkchen setzen:

1. Klicken Sie nun auf den Button „Aktion für x gewählte Einheiten“ und wählen Sie den Befehl „Veröffentlichen“.
2. Legen Sie nun fest, ob der Link unbegrenzt bzw. bis zu einem bestimmten Datum aktiviert werden soll. Klicken Sie anschließend auf „Veröffentlichen“.
3. Klicken Sie nun auf die Zeile der veröffentlichten Datei, ein Slider öffnet sich. Dort finden Sie den Link, den Sie nun per Mail versenden können.
4. Um die Veröffentlichung wieder aufzuheben, klicken Sie auf den Button „Veröffentlichung aufheben“ im Slider.

Um festzulegen, ob ein Anwender im Modul Dateien vorherige Dateiversionen sehen soll, klicken Sie auf den schwarzen Reiter „Einstellungen“:

1. Sollen Nutzer keine alten Dateiversionen sehen, die vor ihrem Einlade-Datum angelegt wurden, dann setzen Sie bitte das Häkchen und klicken anschließend auf „Speichern“.
2. Der Reiter „Versionen“ im Slider ist für diese Nutzer nun nicht mehr sichtbar.

Um eine Bilder-Galerie zu erstellen, wählen Sie zunächst die entsprechenden Bilddateien aus:

1. Setzen Sie dafür die entsprechenden Häkchen bei den gewünschten Dateien und wählen anschließend „Aktion für x gewählte Dateien“.
2. Wählen Sie den Befehl „Zu Galerie hinzufügen“. Wählen Sie nun, ob Sie die Dateien einer bestehenden Galerie zuordnen möchten oder eine neue Galerie erstellen möchte. Um eine neue Galerie zu erstellen, klicken Sie auf den entsprechenden Button.
3. Um eine Vorschau der Galerie zu erhalten, klicken Sie bitte auf „Zur Galerie hier klicken…“.
4. Unter dem grauen Reiter „Stammdaten“ legen Sie den Namen der Galerie fest und bestimmen u.a., ob die Galerie veröffentlicht werden soll.

Um einzelne Ordner aus dem Modul Dateien zu archivieren, wählen Sie zunächst den entsprechenden Ordner aus:

1. Klicken Sie dann auf Menü-Button neben dem Ordnernamen und wählen Sie „Archivieren“.
2. Klicken Sie auf „Sperren“. Für das Archivieren wird der entsprechende Ordner gesperrt, damit keine weiteren Veränderungen durch andere Benutzer vorgenommen werden können.
3. Mit Klick auf „Jetzt Offline-Archiv erstellen“ wird eine Zip-Datei erstellt, welche alle Dateien, Unterordner und relevanten Informationen Ihres Ordners zum aktuellen Zeitpunkt enthält.
4. Mit Klick auf „Entsperren“ geben Sie den Ordner wieder für alle berechtigten Benutzer frei.

Sie wünschen eine Archivierung der gesamten Ordnerstruktur inklusive aller Hauptordner? Gern können Sie dies kostenpflichtig bei uns in Auftrag geben.