Modul Kontakte
Im Modul Kontakte verwalten Sie Kontaktdaten von Interessenten, Kunden, Vertrieben und Handwerkern: Adressen, Notizen, Wiedervorlagen und Dateien werden im Kontaktmanagement zum entsprechenden Kontakt hinterlegt.
- Wie muss ich vorgehen, wenn ein Benutzer zum Kontakt wird, indem er zum Käufer einer Immobilie wird?
- Wie pflege ich Kontakte einer Firma am besten ein?
- Wie kann ich nach bestimmten eingegangenen E-Mails suchen?
- Wie kann ich einen Kontakt für den Empfang von E-Mails sperren?
- Wie kann ich eine Zusatzadresse für einen Kontakt erstellen?
- Wie führe ich für einen Kontakt die Identitätsprüfung durch?
- Wie erstelle ich einen neuen Kontakt?
- Wie kann ich Einstellungen für das Modul Kontakte vornehmen?
- Wie kann ich weitere Informationen zum Kontakt abspeichern?
- Wie kann ich Kontakte importieren?
- Wie kann ich eine Beziehung zwischen zwei Kontakten herstellen?
- Wie kann ich ein Immobiliengesuch für einen Kontakt hinterlegen?
- Wie suche ich nach Kontakten?
- Wie kann ich eine E-Mail an einen Kontakt aus TeamProQ heraus versenden?
- Wie kann ich Kontakte als Benutzer abspeichern?
- Wie stelle ich eine Duplikationsprüfung bei Kontakten ein?
- Erstellen Sie einen neuen Kontakt mit den Kontaktdaten des Benutzers.
- Markieren Sie nun den Kontakt und wählen Sie oben rechts den Button „Benutzer verknüpfen“ aus.
- Sie haben die Möglichkeit einen neuen Benutzer für die Verknüpfung zu erstellen oder den Kontakt mit einem bestehenden Benutzer zu verknüpfen. Wählen Sie zum Beispiel einen bestehenden Benutzer aus und gehen auf „Weiter“.
- Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Möglichkeit haben auszuwählen, ob die Informationen vom Kontakt oder Benutzer übernommen werden sollen. Im Anschluss klicken Sie auf „Verknüpfung erstellen“.
- Im Reiter Stammdaten erkennen Sie, dass der Kontakt mit dem Benutzer verknüpft ist und haben die Möglichkeit, die Verknüpfung gegebenenfalls wieder zu entfernen.
- Legen Sie die Firma als Kontakt an.
- Erstellen Sie die Kontakte, welche als Personen der Firma zugeordnet werden sollen.
- Erstellen Sie für diese Kontakte über den Plus Button die Beziehung „arbeitet bei“.
- Klicken Sie auf "Speichern".
- Gehen Sie in das Modul Kontakte.
- Klicken Sie auf den Reiter „Globaler Eingang“.
- Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken danach auf „Suchen“.
- Gehen Sie in das Modul Kontakte.
- Wählen Sie die Kontaktperson aus, welche für E-Mails gesperrt werden soll.
- Wählen Sie im Reiter Stammdaten den Kontaktstatus „Gesperrt“ aus.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
- Wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus und klicken Sie über den Plus-Button auf „Neuer Adressblock“.
- Nun wurde für den Kontakt unter dem Feld „Adresse“ ein zusätzliches Feld namens „Zusatzadresse“ hinzugefügt.
- Wählen Sie im Kontakte-Modul den entsprechenden Käufer der Immobilie aus. Wechseln Sie dann in den Reiter „IDENTITÄTSPRÜFUNG“.
- Klicken Sie anschließend auf den Plus-Button und wählen Sie „Neuer Identitätsnachweis“.
- Sie können nun den Typ des Nachweises auswählen, ein „Gültig bis“-Datum und die Ausweisnummer hinterlegen sowie die ausstellende Behörde eintragen. Klicken Sie im Anschluss auf „Dateien auswählen“ um einen Identitätsnachweis (zum Beispiel einen Scan des Personalausweises) hochzuladen.
- Die Datei ist nun ersichtlich. Klicken Sie auf „Speichern“.
- Um die Identitätsprüfung abzuschließen klicken Sie auf „Verifizieren und verwenden“.
- Der Identitätsnachweis wird nun für den Kontakt verwendet. Im Modul Verkauf kann für diesen Käufer nun auch ein Vertrag abgeschlossen werden.
Um einen neuen Kontakt in TeamProQ anzulegen:
- Klicken Sie auf den Plus-Button und wählen Sie „Neue Person“ bzw. „Neue Firma“.
- Ergänzen Sie mindestens die notwendigen Pflichtfelder und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
- Der entsprechende Kontakt wurde nun erstellt und ist in der Übersicht bzw. unter dem entsprechenden Buchstaben zu finden.
Um Einstellungen für das Modul Kontakte vorzunehmen, klicken Sie auf den schwarzen Reiter „Einstellungen“:
- Unter „Allgemein“ legen Sie fest, welche Zusatzfelder im Modul Kontakte angezeigt werden. Um ein neues Zusatzfeld zu erstellen, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen „Neues Zusatzfeld für Kontakte“. Darüber hinaus können Sie über den Plus-Button ein neues Kundenportal anlegen. Weitere Einstellungen betreffen die Sichtbarkeit von Kontakten, die Immobiliensuche sowie die Duplikatsprüfung. Wählen Sie die gewünschte Einstellung und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
- Unter dem Reiter „Pflichtfelder“ legen Sie fest, welche Felder zwingend bei Erstellen eines Kontaktes von Nutzern ausgefüllt werden müssen. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, in dem Sie Häkchen setzen und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
- Unter dem Reiter „Vordefinierte Tabellenspalten“ legen Sie die Standardspalten-Einstellungen fest. Klicken Sie dafür auf den Plus-Button und wählen den Befehl „Neue Standard-Spalteneinstellung“ und nehmen die entsprechenden Einstellungen vor. Ebenso lassen sich vordefinierte Export-Spalteneinstellungen festlegen. Klicken Sie dafür auf den Plus-Button und wählen „Neue Export-Spalteneinstellung“.
Um weitere Informationen zu einem Kontakt zu hinterlegen, klicken Sie auf die entsprechenden grauen Reiter:
- Unter dem Reiter „Zusatzfelder“ können Sie weitere Informationen entsprechend der Zusatzfelder angeben. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
- Unter den Reitern „Notizen“ bzw. „Wiedervorlagen“ legen Sie diese unter einem bestimmten Kontakt an. Wählen Sie dafür den entsprechenden Kontakt aus und klicken dann auf den gewünschten Reiter. Über den Plus-Button erstellen Sie eine neue Notiz bzw. Wiedervorlage. Klicken Sie abschließend auf „Erstellen“.
- Unter dem Reiter „Immobilien“ können Sie Immobiliengesuche für einen Kontakt erfassen. Klicken Sie dafür auf den Plus-Button und wählen „Neues Gesuch“. Machen Sie die entsprechenden Angaben und klicken Sie auf „Speichern“. In der Übersicht erhalten Sie nun die Anzeige, wie viele mögliche passende Einheiten in TeamProQ für den Kontakt vorhanden sind.
- Unter dem Reiter „Dateien“ laden Sie Dateien für einen ausgewählten Kontakt hoch, in dem Sie auf den Plus-Button klicken und „Datei hochladen“ wählen. Diese Datei können Sie unter dem Reiter „Kundenportal“ auf einem vorhandenen Kundenportal für den entsprechenden Kontakt veröffentlichen. Klicken Sie dafür auf den Plus-Button und wählen „Neue Veröffentlichung“.
Um bestehende Kontakte in TeamProQ zu importieren, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen „Kontakte importieren“:
- Laden Sie sich die Beispieldatei für den Import herunter. Ergänzen Sie Ihre Angaben zu Kontakten und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.
- Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie die Importdatei aus. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
- Sie erhalten nun eine Vorschau der Kontakte, die importiert werden. Klicken Sie auf „Weiter“.
- Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um den Import abzuschließen. Die importierten Kontakte werden Ihnen nun in der Übersicht angezeigt.
Um zwischen zwei Kontakten eine Beziehung zu erstellen, klicken Sie auf den Plus-Button und wählen „Neue Beziehung“:
- Legen Sie die Art der Beziehung fest und wählen Sie den dazugehörigen Kontakt aus.
- Hinterlegen Sie bei Bedarf eine Bemerkung und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Die Beziehung wurde nun zum Kontakt gespeichert und wird bei diesem angezeigt.
Um zu einem Kontakt ein Immobiliengesuch zu hinterlegen, wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus und klicken auf den grauen Reiter „Immobilien“:
- Klicken Sie nun auf den Plus-Button und wählen „Neues Gesuch“.
- Ergänzen Sie die entsprechenden Angaben und klicken Sie auf „Speichern“.
- In der Übersicht wird Ihnen nun angezeigt, wie viele mögliche passende Einheiten in TeamProQ für den Kontakt vorhanden sind.
Um nach Kontakten zu suchen, klicken Sie bitte auf das Suche-Icon (Lupe):
- Ergänzen Sie die gewünschten Suchkriterien und klicken auf „Suchen“.
- In der Übersicht werden Ihnen nun alle Resultate entsprechend der Suchkriterien angezeigt.
- Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie zunächst auf „Zurücksetzen“, um vorherige Suchkriterien zu löschen.
Um an einen Kontakt eine E-Mail aus TeamProQ heraus zu versenden, wählen Sie zunächst den entsprechenden Kontakt aus:
- Klicken Sie dann auf den Plus-Button und wählen „Neue E-Mail an Kontakt“.
- Ergänzen Sie die Angaben und laden Sie bei Bedarf eine Datei aus TeamProQ zur E-Mail hoch.
- Klicken Sie anschließend auf „Absenden“.
- Unter dem grauen Reiter „E-Mails“ sehen Sie nun, dass die E-Mail versandt wurde. Mit Klick auf die E-Mail können Sie sich diese noch einmal ansehen.
Um einen bestehenden Kontakt auch als Benutzer in TeamProQ anzulegen, wählen Sie zunächst den entsprechenden Kontakt aus:
- Klicken Sie nun auf den Button „Benutzer verknüpfen“ in den Stammdaten.
- Wählen Sie, ob Sie einen neuen Benutzer erstellen oder den Kontakt mit einem bestehenden Benutzer verknüpfen möchten und klicken Sie „Weiter“.
- Um einen neuen Benutzer zu erstellen, ergänzen die entsprechenden Angaben und klicken Sie anschließend auf „Verknüpften Kontakt erstellen“.
- In den Stammdaten des Kontaktes sehen Sie nun den entsprechenden verknüpften Benutzer.
Um diese Verknüpfung wieder aufzuheben, klicken Sie in den Stammdaten des Kontaktes auf „Verknüpfung entfernen“.
Um das Anlegen von Duplikaten im Modul Kontakte zu verhindern, haben Sie die Möglichkeit, die erweiterte Duplikatsprüfung zu aktivieren:
- Gehen Sie im Modul Kontakte auf den schwarzen Reiter „Einstellungen“.
- Im grauen Reiter „Allgemein“ im Bereich „Weitere Einstellungen“ können Sie nun die erweiterte Duplikatsprüfung aktivieren. Duplikate sind dabei definiert als gleiche Einträge in den Feldern „Vorname“, „Name“ und „E-Mail-Adresse“.
- Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
- Mit der Aktivierung der erweiterten Duplikatsprüfung werden die Felder „Vorname“, „Name“ und „E-Mail-Adresse“ automatisch zu Pflichtfeldern für die Erstellung von Kontakten.